Peranan Staf dalam Organisasi

DEFINISI STAF

Staf yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada pejabat pimpinan di dalam organisasi.

Jenis-jenis staf :

1. Staff pribadi (personal staff)
   Staff pribadi dibentuk untuk memberikan saran bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staff pribadi sering disebut asisten atau asisisten staff yang mempunyai banyak tugasuntuk atasan dan biasanya generalis.
2. Staff spesialis
   Memberikan saran, konsultansi, bantuan dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertaggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingakatan bagian ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri.

Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai staf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya.

Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :

1. Pengetahuan yang luas tempat dimana dia bekerja
2. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.
3. Punya semangat kerja sama yang ramah
4. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.
5. Kesederhanaan
6. Kemauan baik dan optimis

Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas.

FUNGSI STAF

Wewenang Staf ( Staff authority ), yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia lini.
Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu:

1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.

Sumber konflik lini dan staf :

1. Perbedaan umur dan pendidikan, dimana staf biasanya lebih muda dan berpendidikan dari pada orang lini.
2. Perbedaan tugas, orang lini tugasnya lebih teknis dan generalis, sedang staf adalah spesialis, karena:
   1. Dalam pemberian bantuan sering menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti orang lini.
   2. Staf tidak mengerti masalah-masalah lini dan menganggap saran mereka tidak dapat diterapkan dalam tugasnya
   3. Perbedaan sikap yang tercermin dalam:
      1. Orang staf cenderung memperluas wewenangnya dan cenderung memberikan perintah pada orang lini untuk membuktikan eksistensinya.
      2. Orang staf cenderung paling berjasa terhadap gagasan-gagasannya, orang lini cenderung tidak menghargai orang staf dalam membantu pemecahan masalah.
      3. Orang staf merasa di bawah orang lini, dan orang lini selalu curiga bahwa orang staf ingin memperluas kekuasaannya.
   4. Perbedaan posisi, untuk itu manajemen puncak harus secara jelas menyampaikan delegasi departement staf, dan staf harus menyadari bahwa pekerjaan mereka adalah not sell not to tell.

PERANAN STAF

Staf tugasnya memberi layanan dan nasehat kepada manajer dalam pelaksanaan suatu kegiatan. Staf di dalam melaksanakan fungsinya tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan utama perusahaan atau organisasi. Tugas yang dilakukan oleh ini merupakan tugas-tugas pokok dari suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pengetatan yang harus dibuat oleh organisasi dalam saat yang kritis ditentukan oleh pilihan terhadap departemen lini atau staff ini tergantung dari situasi yang dihadapi.

Staf biasanya akan diberikan tugas, jika :

1. Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.
2. Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan:
   1. Bawahan belum mempunyai kemampuan
   2. Secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.

SUMBER

http://www.anakciremai.com/2008/05/makalah-manajemen-tentang-organisasi.html (25 Maret 2012, 12.00)

http://amel-ameliaagustina.blogspot.com/2010/01/makalah-wewenang-lini-dan-staff.html (25 Maret 2012, 12.00)

http://cokroaminoto.blogetery.com/2010/03/11/kepemimpinan-dalam-organisasi-6/ (25 Maret 2012, 12.00)